ข้อกำหนดและเงื่อนไขการใช้บริการ ระบบบริหารจัดการส่วนหลัง workD Platform

4.การใช้บริการ
     4.1 การแจ้งความประสงค์ขอใช้บริการและการจัดสรรสิทธิ

           4.1.1 ในการแจ้งความประสงค์เพื่อขอใช้บริการ ท่านจะต้องยื่นคำขอและดำเนินการตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่ สพร. กำหนด โดยท่านสามารถดาวน์โหลดคำขอได้ที่เว็บไซต์ สพร. หรือขอรับเอกสารคำขอเพื่อใช้ยื่นแจ้งความประสงค์ได้ที่ DGA Contact Center หรือช่องทางอื่นใดตามที่ สพร. กำหนด

           4.1.2 ท่านจะต้องกรอกข้อมูลในคำขอให้ครบถ้วน ถูกต้อง และสมบูรณ์ เช่น ชื่อหน่วยงาน รายการบริการที่ประสงค์จะใช้ จำนวนบัญชีผู้ใช้งาน ชื่อโดเมนที่ประสงค์ใช้งาน (เช่น …@dga.or.th) รวมถึงรายชื่อและช่องทางการติดต่อของผู้ดูแลระบบของหน่วยงาน (Organization Admin) (ถ้ามี) ทั้งนี้ คำขอดังกล่าวจะต้องได้รับการลงนามโดยผู้มีอำนาจลงนามของหน่วยงาน หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากผู้มีอำนาจลงนามของหน่วยงานให้เป็นผู้ดำเนินการแทน

           4.1.3 ในกรณีที่ท่านขอใช้บริการระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (workD Mail) ท่านจะได้รับบริการย่อยของ workD Platform ด้วย เว้นแต่บริการระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (workD Conference) ที่หากท่านต้องการใช้บริการ ท่านต้องแจ้งความประสงค์เพิ่มเติม โดยยื่นคำขอใช้บริการแยกต่างหาก ไม่ว่าจะเป็นการแจ้งขอใช้บริการครั้งแรก หรือการขอเพิ่มเติมในภายหลัง

           4.1.4 ท่านรับทราบว่า เมื่อ สพร. ได้รับคำขอใช้บริการแล้ว จะทำการตรวจสอบความถูกต้องและความครบถ้วน และพิจารณาจัดสรรสิทธิและโควตาการใช้งานโดยคำนึงถึงวัตถุประสงค์ในการใช้งาน ความจำเป็นของหน่วยงาน ข้อจำกัดด้านทรัพยากรของระบบ และปริมาณการใช้งานรวม (Utilization Rate) จากสถิติการใช้งานที่ผ่านมาเป็นรายคำขอ ซึ่งผลการพิจารณาดังกล่าวอาจมีจำนวนไม่สอดคล้องตามที่ท่านร้องขอก็ได้ โดยผลการพิจารณาของ สพร. ให้ถือเป็นที่สุด ทั้งนี้ ในกรณีที่ข้อมูลหรือเอกสารที่ท่านแจ้งความประสงค์นั้นไม่ถูกต้อง หรือไม่ครบถ้วน หรือมีเหตุสงสัยอื่นใด สพร. อาจร้องขอเอกสารหรือหลักฐานเพิ่มเติมเพื่อประกอบการพิจารณา หรืออาจยกเลิกการพิจารณาและไม่รับคำขอดังกล่าวก็ได้

           4.1.5 ท่านรับทราบว่า ในกรณีที่ท่านประสงค์จะขอเพิ่มโควตาการใช้งาน เช่น การเพิ่มจำนวนบัญชีผู้ใช้งาน หรือการขยายพื้นที่จัดเก็บข้อมูล ท่านสามารถแจ้งความประสงค์เพื่อขอใช้บริการเพิ่มเติมได้โดยให้ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานหรือผู้ที่ท่านมอบหมายเป็นตัวแทนของท่านในการดำเนินการแจ้งความประสงค์ดังกล่าวเป็นรายกรณี ตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่ สพร. กำหนด

           4.1.6 ท่านรับทราบว่า เมื่อ สพร. พิจารณาคำขอใช้บริการแล้วเสร็จ สพร. จะแจ้งผลการจัดสรรสิทธิ โควตาการใช้งาน และจำนวนบัญชีผู้ใช้งานที่ได้รับอนุมัติให้ท่านทราบผ่านช่องทางที่ท่านได้ให้ข้อมูลไว้ รวมถึงจะส่งมอบสิทธิในการบริหารจัดการระบบให้แก่ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานเพื่อนำไปบริหารจัดการบัญชีผู้ใช้งาน และกำหนดสิทธิการเข้าถึงให้แก่เจ้าหน้าที่ภายในหน่วยงานต่อไป

           4.1.7 ท่านรับทราบว่า ในกรณีที่ท่านมีความประสงค์จะเปลี่ยนแปลงผู้ทำหน้าที่ผู้ดูแลระบบของหน่วยงาน ท่านจะต้องแจ้งความประสงค์ดังกล่าวให้ สพร. ทราบตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่ สพร. กำหนด เพื่อดำเนินการเพิกถอนสิทธิเดิมและกำหนดสิทธิให้แก่ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานคนใหม่ต่อไป

           4.1.8 ท่านรับทราบว่า ในกรณีที่ท่านมีความประสงค์จะยกเลิกการใช้บริการ workD Platform ท่านจะต้องแจ้งความประสงค์เป็นลายลักษณ์อักษรให้ สพร. ทราบตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่ สพร. กำหนด

       4.2 ผู้ดูแลระบบของหน่วยงาน

           4.2.1 ภายหลังจากที่ สพร. ได้พิจารณาอนุมัติคำขอใช้บริการเรียบร้อยแล้ว ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานต้องลงทะเบียนและพิสูจน์และยืนยันตัวตนตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่ สพร. กำหนด ทั้งนี้ หาก สพร. ตรวจพบในภายหลังว่าข้อมูลที่ใช้ในการพิสูจน์และยืนยันตัวตนไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน สพร. ขอสงวนสิทธิในการระงับ หรือเพิกถอนสิทธิการเข้าใช้งานของผู้ดูแลระบบของหน่วยงานได้ทันทีโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า

           4.2.2 เมื่อผู้ดูแลระบบของหน่วยงานได้รับมอบสิทธิการเข้าใช้งานจาก สพร. แล้ว ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานมีหน้าที่เป็นผู้ประสานงานหลักกับ สพร. และรับผิดชอบในการบริหารจัดการและกำกับการใช้งานระบบและ workD Platform ของหน่วยงาน รวมถึงบัญชีผู้ใช้งาน สิทธิการใช้งาน และการดำเนินการอื่นที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานระบบและ workD Platform ของหน่วยงาน โดยผู้ดูแลระบบของหน่วยงานจะต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดและเงื่อนไขนี้ รวมถึงขั้นตอนการใช้บริการ คู่มือวิธีปฏิบัติ และ/หรือเอกสารที่เกี่ยวข้อง และตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายโดยสุจริต และจะไม่กระทำการใด ๆ ที่อาจเป็นการฝ่าฝืนต่อข้อกำหนดและเงื่อนไขฯ นี้ หรือกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

           4.2.3 ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานต้องควบคุม กำกับดูแล กำหนดสิทธิและอนุมัติสิทธิการเข้าถึงและใช้งานระบบและ workD Platform ของผู้ใช้งานภายในหน่วยงานให้เหมาะสม รวมทั้งตรวจสอบความถูกต้องและความเป็นปัจจุบันของข้อมูลผู้ใช้งานภายในหน่วยงานที่อยู่ในความรับผิดชอบ หากพบว่าข้อมูลไม่ถูกต้อง ไม่ครบถ้วน หรือไม่เป็นปัจจุบัน ต้องดำเนินการแก้ไข ระงับ หรือเพิกถอนสิทธิการใช้งานของบัญชีผู้ใช้งานดังกล่าวทันที

           4.2.4 ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานต้องให้คำแนะนำและสนับสนุนผู้ใช้งานภายในหน่วยงานในการใช้งาน workD Platform ตรวจสอบและแก้ไขปัญหาการใช้งาน เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งาน workD Platform ได้อย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ ตลอดจนต้องดำเนินการจัดการเหตุขัดข้องหรือสถานการณ์ที่อาจส่งผลกระทบต่อการใช้งาน และดำเนินมาตรการตามสมควรเพื่อป้องกันหรือบรรเทาความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น

           4.2.5 หากผู้ดูแลระบบของหน่วยงานได้ดำเนินการตามข้อ 4.2.4 แล้ว แต่ยังไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานต้องประสานงานกับ สพร. ผ่านช่องทาง DGA Contact Center หรือช่องทางอื่นที่กำหนดพร้อมระบุรายละเอียดปัญหาพร้อมแนบรูปภาพที่เห็นรายละเอียดปัญหา และระบุลักษณะปัญหาเช่น ช่วงเวลาที่พบปัญหา ชื่อบัญชีหรือระบบที่พบปัญหา ลักษณะปัญหา และข้อมูลอื่นที่จำเป็น เช่น ใช้งาน workD Platform ไม่ได้ หรือพบเฉพาะเครื่องของท่านหรือพบปัญหาทั้งหน่วยงาน หรือไม่สามารถเข้าใช้งาน workD Platform ต่อเนื่องมากกว่า 15 นาที เพื่อให้ สพร. ตรวจสอบและให้การสนับสนุนต่อไป

           4.2.6 ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานต้องดำเนินการตรวจสอบและระงับข้อพิพาทระหว่างผู้ใช้งานภายในหน่วยงาน รวมถึงดำเนินการแก้ไขสถานการณ์ต่าง ๆ ที่อาจทำให้บริการ workD Platform เกิดความเสียหายไม่สามารถให้บริการได้หรือส่งผลกระทบต่อบริการอย่างมีนัยสำคัญในเบื้องต้น

           4.2.6 ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานต้องดำเนินการระงับหรือเพิกถอนสิทธิการใช้งานของผู้ใช้งานภายในหน่วยงานโดยไม่ชักช้า เมื่อผู้ใช้งานลาออก พ้นสภาพการเป็นเจ้าหน้าที่ พ้นจากหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง ไม่มีความจำเป็นต้องใช้งานระบบหรือ workD Platform อีกต่อไป หรือพบว่ามีการใช้บัญชีผู้ใช้งานในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อระบบ หรือฝ่าฝืนข้อกำหนดและเงื่อนไขฯ นี้

           4.2.7 ท่านต้องบริหารจัดการและควบคุมดูแลบัญชีผู้ใช้งานภายในหน่วยงานให้มีการใช้งาน workD Platform อย่างต่อเนื่องและเกิดความคุ้มค่าในการใช้งานทรัพยากรสูงสุด หากบัญชีผู้ใช้งานใดไม่มีการเข้าใช้งานหรือไม่มีความเคลื่อนไหว (Inactive Accounts)  ภายในระยะเวลาที่ สพร. กำหนด ให้ดำเนินการระงับ ลบ หรือยุติบัญชีผู้ใช้งานโดยทันที แล้วแต่กรณี

           4.2.8 ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานต้องดูแลให้ข้อมูลการติดต่อของหน่วยงาน เช่น หมายเลขโทรศัพท์เคลื่อนที่ ที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน รวมทั้งให้ความร่วมมือกับ สพร. ในการตรวจสอบ แก้ไขปัญหาการใช้งาน หรือจัดส่งข้อมูล เอกสาร หรือหลักฐานที่เกี่ยวข้องตามที่ สพร. ร้องขอ ซึ่งรวมถึงการจัดส่งข้อมูลหรือเอกสารหลักฐานเพิ่มเติมเกี่ยวกับการมอบอำนาจหรือข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อประกอบการพิสูจน์และยืนยันตัวตน 

           4.2.9 ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานต้องปรับปรุง พัฒนา และบำรุงรักษาโครงสร้างพื้นฐานหรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องของหน่วยงานผู้ใช้บริการให้สามารถเชื่อมต่อและทำงานร่วมกับ workD Platform ได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมทั้งจัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม เพื่อป้องกันไม่ให้การให้บริการ workD Platform เกิดความเสียหาย ไม่สามารถทำงานได้หรือประการอื่นใดที่กระทบต่อบริการ workD Platform อย่างมีนัยสำคัญ โดยในที่นี้หมายความรวมถึงการจัดหาพื้นที่สำหรับจัดเก็บและสำรองข้อมูลต่าง ๆ ที่ใช้งานร่วมกันกับบริการ workD Platform เพื่อสำรองข้อมูลหรืออีเมลที่สำคัญของหน่วยงานอย่างสม่ำเสมอ ตามนโยบายด้านการรักษาความมั่นคงปลอดภัยไซเบอร์ ทั้งนี้ สพร. จะไม่รับผิดชอบต่อความสูญหายของข้อมูลอันเนื่องมาจากเหตุขัดข้องทางเทคนิค

           4.2.10 ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานต้องกำกับดูแลการเข้าใช้งานบริการปัญญาประดิษฐ์ (AI Services) ที่ให้บริการบน workD Platform ของผู้ใช้งานภายในหน่วยงาน โดยต้องสื่อสารและตรวจสอบไม่ให้ผู้ใช้งานนำเข้าข้อมูล เอกสาร หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์เข้าสู่ระบบในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดการละเมิดกฎหมาย ทรัพย์สินทางปัญญา สิทธิในข้อมูลส่วนบุคคล หรือสิทธิของบุคคลอื่น

           4.2.11 ในกรณีที่หน่วยงานประสงค์จะเปลี่ยนแปลงผู้ดูแลระบบของหน่วยงาน หน่วยงานจะต้องแจ้งให้ สพร. ทราบเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อดำเนินการเพิกถอนสิทธิของผู้ดูแลระบบของหน่วยงานรายเดิม และกำหนดสิทธิให้แก่ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานรายใหม่

           4.2.12 หากผู้ดูแลระบบของหน่วยงานไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ตามข้อกำหนดและเงื่อนไขฯ นี้ หรือปล่อยปละละเลยให้มีการใช้บัญชีผู้ใช้งานในลักษณะที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายหรือขัดต่อข้อกำหนดและเงื่อนไขฯ นี้ สพร. มีสิทธิระงับ จำกัด หรือเพิกถอนสิทธิการใช้งานของบัญชีผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้อง หรือบัญชีของผู้ดูแลระบบของหน่วยงานได้ตามความจำเป็น โดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า

    4.3 การเข้าใช้งานและการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของบัญชีผู้ใช้งาน

           4.3.1 ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานและผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิเข้าใช้งานระบบต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดและเงื่อนไขนี้ รวมถึงขั้นตอนการใช้บริการ คู่มือการใช้งาน และเอกสารหรือหลักเกณฑ์อื่นที่ สพร. กำหนด ตลอดจนต้องใช้งานระบบโดยสุจริต และไม่กระทำการใดอันเป็นการฝ่าฝืนข้อกำหนดและเงื่อนไขนี้หรือกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

           4.3.2 ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานและผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิเข้าใช้งานระบบต้องเข้าสู่ระบบโดยใช้บัญชีผู้ใช้งานและวิธีการพิสูจน์และยืนยันตัวตนตามที่ สพร. กำหนด เพื่อรักษาความมั่นคงปลอดภัยของระบบ

           4.3.3 ผู้ดูแลระบบของหน่วยงานและผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิเข้าใช้งานระบบต้องเก็บรักษาบัญชีผู้ใช้งาน สิ่งที่ใช้พิสูจน์และยืนยันตัวตน หรือข้อมูลสำหรับการเข้าใช้งานระบบไว้เป็นความลับ และต้องไม่เปิดเผย ส่งมอบ หรือยินยอมให้บุคคลอื่นนำไปใช้ ไม่ว่าโดยทางตรงหรือทางอ้อม ทั้งนี้ การดำเนินการใด ๆ ที่เกิดขึ้นภายใต้บัญชีผู้ใช้งานของตน ให้ถือว่าเป็นการดำเนินการของผู้ถือบัญชีผู้ใช้งานนั้น เว้นแต่จะพิสูจน์ได้ว่าเกิดจากเหตุที่มิใช่ความรับผิดของผู้ถือบัญชีผู้ใช้งานดังกล่าว 

           4.3.4 ในกรณีที่ สพร. พิจารณาออกสิ่งที่ใช้ยืนยันตัวตน (Authenticator) สำหรับการเชื่อมโยงระบบฯ ผ่าน Application Programming Interface (API) หรือชุดเครื่องมือสำหรับนักพัฒนา (Software Development Kit: SDK) ให้ถือว่าสิ่งที่ใช้ยืนยันตัวตนดังกล่าวเป็นบัญชีผู้ใช้งานประเภทหนึ่ง ซึ่งอยู่ในความรับผิดชอบและการควบคุมดูแลของท่านโดยตรง

           4.3.5 หากผู้ดูแลระบบของหน่วยงานหรือผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิเข้าใช้งานระบบระบุข้อมูลสำหรับการพิสูจน์และยืนยันตัวตนไม่ถูกต้องเกินจำนวนครั้งที่ระบบกำหนด หรือไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้ด้วยเหตุอื่น ให้ติดต่อ สพร. ผ่านช่องทางที่กำหนด เพื่อดำเนินการตรวจสอบและให้ความช่วยเหลือตามความเหมาะสม        

           4.3.6 การดำเนินการใด ๆ ของผู้ดูแลระบบของหน่วยงาน หรือผู้ใช้งาน หรือผู้ซึ่งได้รับการแต่งตั้งหรือมอบหมายจากหน่วยงาน ทั้งที่กระทำผ่านระบบหรือผ่านช่องทางต่าง ๆ ให้ถือเป็นการดำเนินการของหน่วยงาน และมีผลผูกพันหน่วยงานเสมือนหน่วยงานเป็นผู้ดำเนินการเอง